従来のFAXとの違い

昨今、ネット回線を利用してFAXが送受信可能なインターネットFAXが注目を集めています。数多くの個人や企業で利用されており、サービスを提供する企業の数も増えています。

従来のFAXとの違い

従来の紙媒体のFAXは、FAX機が読み取った文字や絵を電気信号に変換し、それを電話回線を通じて送信先に送るというシステムです。つまり、FAXを送受信するためにはFAX機と電話回線が必須であり、外出先などいつでもどこでも利用できるものではありませんでした。ところが、インターネットFAXは、文字通りインターネットの回線で送受信するため、インターネットにつながる環境とパソコンやスマホなどのデジタル端末さえあれば、メール感覚でいつでもどこでも送受信ができます。

インターネットFAXの送受信の仕組み

パソコンやスマホなどの端末から送信されたデータは、ネット回線によってサーバに送られます。そこでFAX用に信号が変換されてから指定先のFAX機に送信されます。受け取った相手には通常のFAXとなんら変わりがないので、従来通りプリントアウトも可能ですし、相手もインターネットFAXを利用しているのであればデータのままペーパーレスでの管理も可能です。相手FAX機からの送信データを受信するときは、PDFなどデジタルデータ変換されたファイルが添付メールとして届きます。お手持ちのパソコンやスマホなどでそのまま閲覧することもできますし、必要があればプリントアウトして従来通り紙で保管することも可能です。感覚としてはメールと変わりなく、メールアドレスの代わりにFAX番号を使う点が違うだけです。

大幅なコストダウンを実現

企業にとって経費削減は常に大きな課題ですが、紙媒体のFAXでは、FAX機の導入・維持費用、電話回線の使用料、紙やインクの代金などさまざまな面でコストがかかります。ITの普及によりペーパーレス化が進んでいるとはいうものの、ビジネスではいまだに従来のFAXに頼る部分が多く、受発注などFAXのみの受付という業者なども少なくありません。そういうわけでFAXを完全に廃止することもできず、毎月かかるコストに悩まされているという経営者や個人商店の方は多いことでしょう。それが、インターネットFAXによって大幅なコストダウンが可能になったのです。ネット回線とデジタル端末さえあればいつでもどこでも送受信が可能なので、従来のFAXにかかるコストは大幅にカットできます。電話回線の場合、市内と県外では通信料金が違いますが、ネット回線なら全国どこに送信しても通信料金に違いがありません。このため、従来と比べると、およそ80%ものコストが削減できるとも言われているぐらいです。

時間や場所を選ばず利用できる

パソコン・スマホ・タブレットなどのデジタル端末とネット回線さえあれば、いつでもどこでも利用できるインターネットFAXを導入すれば、対応までの時間が大幅に短縮されます。ビジネスでFAXを利用する場合、外出先などFAX機がないところでは取引先や顧客への対応がすぐにできないということがありますが、インターネットFAXならメール感覚で利用できるので、受信後すぐに対応できるようになりました。対応遅れによるトラブルやクレームの心配がなくなり、サービスの向上で顧客の満足度のアップにもつながります。

情報が管理しやすくなる

従来の紙媒体のFAXでは、受診した文書はトレーに溜まっていくので、管理のうえでもなにかと支障がありました。FAX機が誰でも出入りできる場所にあると、たとえ極秘情報でも誰もが閲覧可能ですし、溜まってくると必要なデータがすぐに取り出せないということも起こります。それが、インターネットFAXでは、FAXの内容は受信者のみ確認できるので情報が漏洩する心配がなくなりました。また、紙媒体と違って保管に場所を取らず、必要なデータをすぐに取り出せるという利点もあります。

従来の紙媒体のFAXより大幅にコストダウン可能なインターネットFAXは、個人・法人を問わず多くの人に利用されています。インターネットFAXをサービス提供する会社も多く、各社でサービス内容はさまざまです。サービス利用に必要な料金は、基本的には初期費用・送受信料金・月額料金の3つですが、それぞれサービス会社によって特徴があるので、詳細な項目までしっかり検討して選びましょう。

インターネットFAXの導入費用

導入するのに必要な初期費用は、どのサービス会社も紙のFAX機とは比べ物にならない安さで提供しています。1000円前後が相場で、最近では導入費用無料という所も出てきています。

固定の月額料金

インターネットFAXサービスを利用する際は、利用回数に関係なく月々の定額利用料金が必要です。月額500円以下という安い会社も出てき始めましたが、おおむね月額1000円から1500円というところがほとんどです。インターネットFAXは送信や受信ごとに料金が発生し、その料金は各社さまざまですので、サービス会社を選ぶときは月額料金にだけ注目するのではなく、送受信にかかる料金と合わせて、月々どのぐらいのコストがかかるかを考えなければなりません。

送受信1枚当たりにかかる料金

インターネットFAXサービスは、送信はほとんどが有料ですが、受信料は基本的に無料というところが多いです。送信料金は1枚10円前後が相場です。月額料金が安い代わりに受信にも料金がかかるというサービス会社もあれば、月額料金がかかる代わりに送受信とも1カ月150枚以内なら無料というところもあります。

どのサービス会社を選ぶべきか

これはFAXの使用頻度によって変わります。1カ月に送受信するFAXが150枚以内であれば、eFAX(イーファックス)なら月額料金のみで済みます。FAXの利用はもっぱら受信で送信はほとんどしないというのであれば、message+(メッセージプラス)やBisFAX(ビズファックス)という受信料無料の会社がよいでしょう。

インターネットFAXは、従来のFAX機よりも大幅にコストが削減できるというメリットがあり、デメリットは特に見当たらなそうです。しかし、使い方によっては、思ったほどの節約にならない場合やかえって手間がかかる場合も考えられます。導入前にメリット・デメリットをよく考えましょう。

インターネットの常時接続の環境が必要

ネット回線を通じていつ・どこでも送受信できるインターネットFAXですが、そのためには常にインターネットに接続している必要があります。FAX機の場合も電源が切れていれば送受信できないことは同じですが、24時間パソコンを立ち上げておくことはそれ以上に電気代がかかります。

プリンタが必要な場合

インターネットFAXは、受信したFAXをプリントアウトせずにデータのまま管理可能なところがメリットですが、紙媒体で管理する場合はプリンタが必要です。すでにプリンタを所持している方には問題ありませんが、新たに買いそろえるとなるとそれだけ初期費用がかさむことになります。

インターネットFAXの最大のデメリット

従来のFAXと違い、インターネットFAXでは手書きの文書のまま送ることはできません。通販などでは、送られてきた注文書の欲しい品物の欄にチェックを入れて、そのままFAXすれば注文できるという場合が多いですが、インターネットFAXでこれをやるには、一度スキャナーで取り込んでデジタルデータにしなければなりません。建築物の図面や設計図などを送る場合も同様です。スマホのカメラで撮影してそのまま送れるならば問題ありませんが、きちんとスキャンする必要がある場合はスキャナーを買いそろえる必要があります。

コストの確認が大切

FAXで送る文書が、スキャンが必要なものが多い場合、従来のFAX機よりも手間がかかります。また、FAXの送信先がもっぱら市内に限るというような場合、電話回線の方が安くなる場合もあります。インターネットFAXが本当にコストダウンになるのか、よく検討してから導入を決めても遅くありません。

インターネットFAXが登場するまで、FAXといえばFAX機を使う方法しかありませんでした。しかし、インターネットFAXの登場により、これまでより自由にFAXを利用する方法が広がりました。ここでは従来のFAXと、インターネットFAXの違いを明らかにしていきます。

利便性の違い

インターネットFAXはFAX機と比べて利便性が優れています。従来は、FAXを送受信するにはFAX機の存在が欠かせませんでしたが、FAX機は大型で大重量のうえ、電話回線に接続しなければならないので自由に持ち運びできません。そのため、外出先ではFAXが確認できないですし、外出先からFAXを送信したいときはFAX機のある場所を探さなければなりません。ところが、インターネットFAXはインターネットに接続できる環境であれば、お手持ちのノートパソコンやスマホからいつでもどこでも自由にFAXを利用できます。外出の多い営業マンなら、大きなメリットに感じられるでしょう。

故障のないインターネットFAX

インターネットFAXは、ネットに接続できるデジタル端末ならどの端末でも自由にアクセスできます。FAX機の場合、故障時には送受信できませんが、インターネットFAXには故障という概念がありません。もしデジタル端末が故障したとしても、別の端末を使えば問題なく必要なデータにアクセスできます。つまり、インターネットFAXの場合、ネットにつながらない環境以外で利用できない状況は起こりえないのです。

大きく異なるコスト

FAX機を利用する場合のコストを考えると、まず、本体の購入に業務用なら10万円以上かかります。月々の通信料金は、NTTの基本料金が約2600円、送信代は市内で3分約9円、市外で3分約30円、それにプラスして用紙とインクの費用がかかります。ところが、インターネットFAXなら、安いサービス会社なら初期費用無料、月額料金も1000~1500円程度と格安で、送信代は全国どこでも1枚10円が基本です。このように、インターネットFAXなら大幅にコストダウンが実現できます。

今はどこのコンビニでもFAXサービスがあり、外出先で緊急にFAXを送りたい時などに重宝します。そんな便利なコンビニのFAXも、インターネットFAXと比べるといくつかのデメリットが目につきます。

1枚当たりの料金の違い

コンビニでFAXを利用すると、一般的に送信に1枚当たり50円かかります。インターネットFAXなら送信1枚につき10円が相場です。eFAXのように1カ月150枚以内なら無料という業者もあります。インターネットFAXの月額料金を1500円とすると、1カ月に36枚以上送信するならコンビニのFAXよりお得です。安いサービス会社を探せば、さらなるコストダウンも可能なので、インターネットFAXの方がコスト面で圧倒的にリードしています。

コンビニではFAXの受信ができない

コンビニのFAXのもう一つのデメリットは、送信のみで受信ができないところです。クロネコ@ファックスのような大手のコンビニでFAXが受信できるサービスも存在しますが、受信したFAXをプリントアウトするのにモノクロでも50~100円ほどかかってしまいます。インターネットFAXのサービス業者は、受信料が無料というところがほとんどですので、やはりインターネットFAXの方がコスト面では優れています。

情報の秘匿性の問題

コンビニでFAXサービスを利用するときに最も懸念されるのが、情報の秘匿性です。コンビニでもセキュリティには配慮しているものの、やはり不特定多数の人が出入りする場所という特性上、誰に原稿を見られるかわからないという不安は拭い切れません。極秘情報をFAXする際には神経質にならざるを得ないでしょう。その点、インターネットFAXなら、アカウントを持っている人しか送受信できない仕組みなので、第三者にFAXの内容を見られる心配はありません。

以上、コンビニのFAXサービスとインターネットFAXの違いを見てきましたが、日常的にFAXを利用する場合は、インターネットFAXが圧倒的に便利だということがわかります。

ネット環境とデジタル端末さえあれば、時や場所を選ばず利用可能なのがインターネットFAXです。従来のFAX機のように固定電話の回線がなくても利用できるという強みがあります。また、FAX機のように受信データをすべてプリントアウトする必要がなく、用紙やインクの費用も節約できるというメリットがあります。ただ、このような説明では「メールとどこが違うの?」という疑問を持つ方も少なくないでしょう。そこで、メールとインターネットFAXの大きな違いについて見ていきましょう。

いまだ根強いFAX文化

メールが全盛になった今、もはやFAXは過去の遺物だと考える方もいらっしゃることでしょう。特に個人の利用ではFAXを使う機会はどんどん減ってきています。図面などを送る場合でも、PDFファイルなどにしてメールに添付すればやりとりが可能です。ところが、ビジネスの現場にいる方にはおわかりでしょうが、ビジネスでのメインはいまだFAXだというところが多いのです。たとえば、取引先の発注がFAXのみであるとか、注文はFAXでしか受け付けないという場面はまだまだ目にします。また、ビジネスシーンだけでなく、お年寄りの世帯などFAXはあるがパソコンはないという家庭も多いです。というわけで、まだまだFAXが必要なシーンは多いのです。

FAXを送信先に指定できるインターネットFAX

メールと違って、FAX番号を送信先に指定できるのがインターネットFAXの特徴です。メールが送信できるのは、当然ながらメールアドレスのみです。お互いメールでやり取りできるなら、FAXで送るような内容でもPDFファイル化して添付すれば事足りますが、上に書いたようにまだまだFAXしかないという相手も多いはずです。そんなときでも、インターネットFAXならメール感覚で手軽にFAXが使えます。

個人事業主におすすめ

ひとりで仕事をする個人事業主や小規模会社の経営者など、FAX機はランニングコストが高くて使えないという方もいます。そんな方でもインターネットFAXなら手軽に連絡や受発注ができるので、ビジネスチャンスが今より拡大するでしょう。

インターネットFAXは、画像を添付して送信することも可能です。では、その画像の解像度はどうなるのかを見てみましょう。

画像の解像度とは

画像の解像度とは、1インチ内のピクセル数を指し、単位「dpi」で表されます。ピクセルとは、画素ともいい、画像を構成する四角形の要素です。画像の解像度とは画像の密度と言い換えてもよく、密度が高い(dpiの数値が大きい)ほど画像は鮮明で滑らかになり、逆に密度が低い(dpiの数値が小さい)ほど画像は粗いものになります。FAXを送信する際には、画像の解像度を設定してから送信しますが、解像度が高いほど処理するデータ量が大きくなるため、送信完了までに時間がかかります。逆に、解像度を低くすればデータ量が小さくなって、送信完了にかかる時間が短くなります。

インターネットFAXをスムーズに送信するコツ

FAXをスムーズに送信するには、目的や内容によって画像の解像度をその都度設定するとよいでしょう。受信した相手が内容をはっきり確認できることが前提ですが、スムーズな送信のためには必要以上に大きなデータを送る必要はありません。インターネットFAXは、200×100dpiか200×200dpiの解像度が標準値として設定されます。文字だけの文書の送信なら、視認性も送信スピードもこのままが最適です。ただ、写真や図面などを送る場合、このままでは解像度が低いケースもあります。そういう場合は、送信する前に解像度を高めに設定すればよいのです。

FAXのデータ量を小さくする方法

鮮明な画像を送る必要があるからといって解像度を高く設定し過ぎると、送信するのに長い時間がかかって不便を感じることもあるでしょう。そういう場合は、元の画像データを圧縮したり、PDFファイルに変換したりして、データ量を小さくしておくとよいです。また、適切な解像度がつかめるまで、自分で自分にいろんな解像度で画像を送ってみて確認するのも良い方法です。

インターネットFAXをビジネスに活用することで、コストダウンや仕事の効率化などメリットが大きな事例をいくつか紹介します。

外回りの営業が多い会社

据え置きのFAX機の場合、外出中にFAXが届いてもわかりません。事務所に誰か残っていれば伝えてもらうことも可能ですが、営業マンの多い会社の場合、それも手間がかかります。特に急を要するときなど、営業自身が自分の目でFAXを確認し、すぐに返信しなければならないケースもあるはずです。こういう場合、インターネットFAXを導入すると仕事の効率がよくなります。届いたFAXに迅速に対応できるので、取引先からの評価も高まるはずです。

IT系のベンチャー企業

IT系の会社なら、社内のやり取りはすべてペーパーレス化しているようなイメージがありますが、実際はそうではありません。契約書の控えなどFAXでやり取りし、紙媒体で保管するというケースもよくあります。また、FAX機の導入にお金をかけたくないというスタートアップ企業にも、インターネットFAXは便利です。

中小企業

中小企業にとってコスト削減は常に大きな課題です。従業員の少ない会社では、社長みずから営業に出ているということもあるでしょう。インターネットFAXなら、従来のFAX機と比べて大幅なコストダウンが可能ですし、外出中でもいつでも確認できるので、ビジネスチャンスを逃す心配がありません。

自営業や在宅ワーク

原稿・請求書・領収書などをやり取りするのに、FAXをメインに使っているという在宅ワーカーは多いです。ただ、利用頻度が少なくてもランニングコストが毎月一定額かかるのがFAX機ですので、どうにか節約できないかと頭を悩ませている人も多いようです。この場合、インターネットFAXの導入により、大幅にコスト削減が可能です。eFAXのような1カ月150枚以内のFAXが送受信無料という業者を利用すれば、月額1500円程度の利用料のみでFAXを今まで通り使えます。

FAX機より便利なインターネットFAXですが、FAX番号の変更が伴うことがネックになる場合も考えられます。同じ番号で長年営業してきた企業の場合、番号を変更すると、名刺の刷り直しや取引先への連絡など、さまざまな手間とコストが発生してしまいます。しかし、これまでの番号のままインターネットFAXを利用する方法があるのです。

電話会社の転送サービスを利用する方法

インターネットFAXの番号は、契約業者から自動的に割り当てられたものを使うのが基本です。そのため、以前の番号をインターネットFAXの番号にすることは基本的にはできないのですが、電話会社の転送サービスを利用すればこの問題も解決できます。転送サービスを利用すると、以前の番号に送信されてきたFAXが自動的にインターネットFAXの番号に転送されます。ですから、以前の番号はそのままに、インターネットFAXを利用できるのです。転送サービスの利用料として月額500円ほどかかりますが、FAX機の使用をやめればそのランニングコストが節約できるので、トータルではお得になるはずです。

ナンバーポータビリティを利用する方法

ナンバーポータビリティとは、キャリア変更後も以前の電話番号を引き継ぐことのできるサービスです。このサービスをFAX番号にも利用できる場合があります。ただ、これに対応しているインターネットFAX業者は少なく、利用しやすいのはToonesぐらいです。また、Toonesのサービスには利用条件があり、NTTのアナログ回線、またはINS回線で取得した番号しか使えず、利用地域も限られています。また、工事に2週間ほどかかるので申し込み後すぐに利用できません。さらには初期費用もかかります。

どちらがお得か

転送サービスはどのインターネットFAXでも使えますが、毎月利用料金がかかります。ナンバーポータビリティは初期費用がかかり、対応業者が限られていますが、一度申し込めばそれ以上のコストはかかりません。どのぐらいの期間利用するかによって、どちらがお得かは変わってくるでしょう。

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