インターネットFAXのメリットを考える

インターネットFAXのメリットを考える

インターネットFAXに注目が集まっています。その理由はこれまでの概念にとらわれず、ネット回線さえあればFAXの送受信ができるからです。かつては個人の家でもFAXを持つ家庭が多かったですが、スマートフォンの普及によりFAXを個人で利用する機会は激減しました。今ではFAXを利用して情報を送信する機会がほとんどないという人も多いです。個人単位ではそのような状況にありますが、法人は異なります。発注や注文などはFAXで行う機会が多いですし、文書のやり取りをFAXでする企業も少なくありません。そのため、法人を中心にインターネットFAXを利用しようとする動きが活発になっています。

個人事業主に最適

インターネットFAXを利用するメリットとして、電話回線がなくても、インターネットができる環境さえあればFAXの送受信ができるという点があります。これは個人事業主にとってメリットが大きいと言えるでしょう。自宅で仕事を行う場合は自宅のFAXを利用することができるかもしれませんが、あえてインターネットFAXを利用する理由はほかにもあります。それはペーパーレスで送受信ができるということです。個人事業主であれば、コストカットをいかに行うかが課題の場合が多いかもしれません。インターネットFAXならペーパーレス化が実現できるため、大幅なコストカットが期待できます。

ダイレクトメール対策

インターネットFAXを利用する別のメリットはFAXに送られてくるダイレクトメール対策ができるという点です。ダイレクトメールは用紙やインク、トナーを消費するため、その分だけ無駄になってしまいます。取引先からのダイレクトメールだと断れない場合がほとんどですから、インターネットFAXにシフトすることで、ダイレクトメールによる資源の無駄遣いを減らせます。しかもインターネットFAXなら必要な情報に絞り込めるので、いらない情報はパソコンですべて消去できます。

データ管理が楽

インターネットFAXを利用することで、データ管理が楽になります。その理由はFAXで受信する内容をPDF化することで、データを電子的にまとめられるからです。ファイルを日付や関係する資料ごとにまとめていけば、検索が楽にできますし、管理もそれほど面倒ではなくなります。何よりもペーパーレスになるので、コストカットができるだけでなく、オフィスのスペースを有効に活用できるようになります。従来の紙の媒体では決して実現できなかったことが、インターネットFAXなら可能になったのです。

出先でもFAXが確認できる

インターネットFAXなら、出張先でもFAXの内容を確認できます。ノートパソコンやタブレットなどの電子機器とインターネット環境さえあればいつでも好きなときにFAXの内容を確認できます。これなら取引先からの急な発注を見逃すことがありませんし、こちらから送信をしたい場合でも、すぐに資料を送信できるので、ビジネスチャンスを逃す心配がなくなります。個人事業主や中小零細企業の場合、イベントや他の取引などでオフィスに人が待機できないといったことが起こりえますが、インターネットFAXを利用していれば、オフィスに人がいなくても、FAXをチェックできます。他にもラウンド業務で取引先を回っているときに、外部から発注する機会が多くありますが、インターネットFAXがあれば取引先にお願いしてFAXを借りたり、コンビニを探してFAXを送ったりといった手間がかかりません。

画像が鮮明で劣化しない

インターネットFAXなら電子データでFAX内容が送られてくるので、画像が鮮明で劣化する心配がありません。オフィスによっては感熱紙を利用したFAXを使用している場合があります。感熱紙は経年劣化により文字が見えなくなってしまうことがあります。その点、インターネットFAXなら文字が見えなくなる心配がありません。デジタル化されているので画像が劣化してしまう心配もありません。インターネットFAXは利用価値が高く、一度利用してしまうと、もうこれまで利用してきたFAXは使えなくなってしまうほどです。

インターネットFAXとは

インターネットFAXとはインターネット回線を利用してFAXを送受信するサービスを指します。FAXはこれまで電話回線を利用して送受信するのが一般的でしたが、技術の進歩によりパソコンを利用してFAXの送受信ができるようになりました。かつてもパソコンでFAXの送受信ができましたが、転送速度が極めて遅く電話回線のFAXよりも使い勝手が良くなかったため、あまり人気はありませんでした。インターネットFAXはこれまでのFAXの概念を塗りかえる注目のサービスです。

場所を選ばず送受信が可能

インターネットFAXは固定電話回線を必要としないので、場所を選ばずにFAXの送受信ができるというメリットがあります。今人気がある仕事のスタイルとして海外ノマドと呼ばれるスタイルがありますが、海外でも仕事ができる理由として、インターネットFAXが利用できるという点が挙げられます。日本国内に限らず世界中どこでもインターネット回線さえあれば利用できるのがインターネットFAXの最大の魅力です。

専用のFAX番号が付与

インターネットFAXだと固定回線とのFAX通信ができないのでは?と思うかもしれませんが、そのようなことはありません。インターネットFAXには専用のFAX番号が割り当てられるので、固定回線からのFAX受信や固定回線への送信ができるようになっています。専用のFAX番号は固有の番号なので、世界中どこにいても、その番号で日本国内のFAXに送信ができますし、受信も可能です。

FAX専用機が必要ない

インターネットFAXはFAXで送られてきたデータを電子化するため、FAX専用機が必要ありません。電子データはPDFなどのファイル形式に変換できるので、パソコンに保存しておき、好きなときにプリントアウトできます。コストカット分を考えるなら、かなりお得だということが分かります。FAX専用機も、用紙もトナーも、インクもいらないため、環境にやさしく、経費削減にも貢献してくれます。ローカルコストがかからないのはインターネットFAXならではの特徴といえるでしょう。

インターネットFAXの利用価値

インターネットFAXはこれまでの固定回線を利用したFAXとは違い、場所を選ばないのでさまざまな利用価値があります。インターネットFAXの導入を考えている場合、利用価値やメリットを知っておくなら、決定する際に役立つことでしょう。インターネットFAXはローカルコストがそれほど多くかかりません。コピー機と合体した複合式のFAXを導入する場合、リース料や購入費、トナー代などの出費があります。インターネットFAXなら複合機よりもコストが安く済むため、浮いた分のコストを設備投資や運転資金に回すことが可能です。

取引先とのコミュニケーション強化

インターネットFAXは場所を選ばずに送受信が可能なため、ビジネスチャンスを逃す心配がありません。事務所のFAXだとクライアントからの発注や要望がFAXで届いたときに、事務所に人がいれば対応できますが、土日など事務所が休みの時に送られてきた場合、対応が遅れてしまいます。インターネットFAXならそのような心配がないので、ビジネスチャンスを逃さないばかりか、取引先との円滑なコミュニケーションが可能です。

業務の効率化

インターネットFAXは用紙が不要で電子データーを送信できるので、業務の効率化が図れます。これまでの紙の媒体の場合、一度スキャナーで読み込ませるなど手間がいくつもかかります。インターネットFAXなら印刷する手間がかかりませんし、パソコンなどからすぐに資料や受注書を送付できるので、業務の効率化が実現します。人員不足を感じている企業が増えていますが、インターネットFAXを利用すれば、そのような心配を軽減できます。

誤送信が少ない

インターネットFAXはパソコン画面で送受信を行えるため、機械式のFAXと比較すると誤送信の割合が大幅に減少します。あらかじめ送信先を設定しておくことができるだけでなく、画面をチェックしながら送受信ができるので、ミスが少なくなります。これは顧客クレームの減少にもつながります。インターネットFAXの利用価値が高いことが分かります。

インターネットFAXのデメリット

インターネットFAXはインターネット回線を利用してFAXの送受信を行うので、場所を選ばずにFAXの送受信ができるというメリットがあります。紙媒体に頼る必要がないので、コストカットにつながるだけでなく、環境にも良い影響を与えるサービスとして注目が集まっています。もしかしたらインターネットFAXをオフィスに導入しようとお考えになっているかもしれませんが、導入の前にインターネットFAXを利用する場合のデメリットについて知っておくことをおすすめします。

ネット環境に依存する

インターネットFAXはインターネット回線が必要です。インターネット環境が整っている状況であれば、送受信は問題なく行えますが、回線品質が安定しない状況だと送受信に失敗してしまう可能性があります。例えばモバイル端末やモバイルモデムで送信をしようとする場合、ネット回線が安定しないと送信できないことがあります。受信もネット回線に依存しているので、回線品質によっては受信できないことがあります。

相手の回線品質による影響

インターネットFAXで時折起こるトラブルとして、送受信を行う相手側の回線品質によって送受信ができない場合があります。これは相手側の回線がアナログ回線ではなくデジタル回線の場合に生じる問題です。仮に相手側がデジタル回線を利用している場合、送受信ができないなどの障害が発生するため、注意が必要です。

端末が故障するリスク

別のデメリットとして端末が故障した場合が考えられます。モバイル端末を利用してFAXの送受信を行う場合、端末が故障してしまったら送受信はできなくなってしまいます。出張先でモバイル端末を電車の車内やホテルに置き忘れてしまった場合も同様です。端末が動かなかったり、手元になかったりすると、手の打ちようがありません。複数の端末を持っているのであれば端末を切り替えれば対応可能ですが、そうではない場合は送信ができなくなるだけでなく受信確認もできません。

インターネットFAXの利用料金

インターネットFAXを導入するにあたって考えたいのが利用料金です。複合式のFAXなどを利用する場合、FAXを購入する費用やリース代金、トナー料金、送受信する際の回線料金などが発生しますが、インターネットFAXの利用料金はどのようになっているのでしょうか。まず覚えておきたい点として、インターネットFAXは送受信をサポートするサービスの一つですから、利用する際の利用料が発生します。料金は各社で定めているので、それぞれを比較することが大切です。

月額料金がかかる

インターネットFAXを利用する場合、毎月の利用料金が発生します。月額利用料金は各社異なりますが、平均すると一カ月当たり1000円前後です。価格はサービス提供会社によって異なりますが、基本料金が安い場合はそれなりに理由があるため、基本料金が高いサービスと内容を比較することが大切です。決め手となるのは月額料金というよりは、送受信の料金になります。

送信料金をチェック

インターネットFAXでチェックしておきたいのが送信料金です。送信料金はFAXを送信する際に発生する費用で、各社異なります。基月額基本料を支払うことで、一定の枚数までは送信が無料になるところや、月額基本料が安い代わりに一通につき送信料金が発生するサービスもあります。平均すると1通当たり7円~15円で同じサービスを利用している人同士の送信を無料にしているところもあります。そのため、サービスを選ぶ際には、月額料金に含まれるものが何かをチェックしておくとよいでしょう。

受信料金はかかるか

受信料金は無料のところと、一定の枚数までは無料にしているところに分かれます。毎月どれくらいの資料を受信するかによってどのサービスを選ぶかが分かれます。できればサービスを選択する前に、一カ月当たりどれくらいのFAXを受信しているかを確認すると良いでしょう。100枚を超えるFAXを受信しているなら、送受信料金をある程度含んだサービスがおすすめですし、それほど受信数が少ないのなら月額料金が安いインターネットFAXを選ぶと良いでしょう。

インターネットFAXが人気の理由

インターネットFAXにシフトする人が増えているのはどうしてでしょうか。ライフスタイルの変化から仕事のスタイルも大きく変わりつつあります。かつてはオフィスを構えて仕事をすると言うのが一般的でしたが、場所にとらわれずに自分の好きなところで仕事ができるノマド型ワークをする人が増えてきたため、インターネットFAXを導入する人が増えています。しかもローカルコストが安く、紙媒体に頼らないため、口コミでその良さが広がって瞬く間に人気を集めるようになりました。

パソコンさえあればOK

インターネットFAXが人気の理由として、パソコン一つでFAXの送受信ができるという点があります。余分なものを持たないシンプルライフを送る若者が増えていますが、インターネットFAXはそのようなライフスタイルの人にとって、人気が高いサービスになっています。パソコンの画面上で送受信ができるわけですから、それだけでも十分シンプルライフに貢献してくれるわけです。

タブレットからでも可能

インターネットFAXは専用のアプリをインストールすることで、タブレットでも利用できます。アプリに対応しているサービスを探す必要がありますが、もしタブレットでFAXの送受信ができるとすれば、パソコンよりも携帯性が向上します。SURFACEなどのWindowsタブレットとネット環境があれば、どこででもFAXの送受信ができてしまうワケです。こうなるとわざわざノートブックパソコンを持ち歩く必要がなくなるので、自由度が増します。

費用が安い

ローカルコストが安いのがインターネットFAXを利用するメリットの一つです。毎月の費用は1000円程度ですから複合機をリースするよりも圧倒的に安いです。受信した内容を印刷したい場合はプリンターでプリントアウトすればよいわけですし、チェックするだけならPDFで十分でしょう。インターネットFAXが支持されるのはそれなりに理由があるのです。

インターネットFAXの画質

インターネットFAXを利用するにあたって料金などの情報をチェックする必要がありますが、それ以外にも前もって知っておくとよいのがインターネットFAXの画質です。FAXはプリントされる時の解像度によって文字が鮮明に見えるかどうかが変わってきます。送信側がどんなに良い複合機を使っていたとしても、受信側の環境によって画像品質が変わってしまうことを覚えておくと良いでしょう。画質が悪ければ取引で誤解が生じかねませんし、大切なビジネスチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。

FAX専用機の場合

FAXの送受信における画像品質は複合機などのハードに左右されます。経年劣化により、読み取りが悪いと画質が悪くなります。こうなると送信の段階で不鮮明な箇所が生じますから、受信者側にとってもデメリットになります。その逆もしかりです。今はほとんど姿を消しましたが、感熱紙式のFAXは経年劣化による画質品質の悪さが目立ちます。受信したFAXに線上のノイズが入り込むことさえあります。

インターネットFAXの場合

インターネットFAXはFAX専用機や複合機のような経年劣化に左右される心配がありません。もちろん一般の文書や書類を送信する場合はスキャナーを利用することになりますが、タブレットやスマートフォンで利用できるインターネットFAXアプリは書類を撮影したものを電子文書化して送付することが可能です。この場合、画像の劣化はほとんどありませんし、鮮明な書類を送付することが可能です。

ネット回線が遅いとどうなるか

ネット回線の速度が遅い場合がありますが、そのような環境下でインターネットFAXを利用する場合でも、画像の劣化はありません。画像や書類データをデジタル化することにより、劣化のない文書を送受信できます。ですから固定のFAX機器よりも使い勝手がよく、しかも画質劣化がないというのがインターネットFAXの特徴といえるでしょう。

インターネットFAXで出来ること

インターネットFAXは単にFAXを送受信する以外にもできることがたくさんあります。FAX複合機の場合、一斉送信などの機能がついているため、便利に活用している方が多いですが、インターネットFAXにも便利に活用できる機能があります。オプションを利用する場合、費用がかかることがありますが、それほど高額なわけではないので、利用価値は高いといえるでしょう。どんな機能があるのかを知っておくと、インターネットFAXを選ぶ際に役立ちます。

一斉送信機能

インターネットFAXの機能で便利なのが一斉送信機能です。FAX複合機によっては送信先リストを液晶画面で指定して一斉送信できるものがありますが、小型のFAXだとそうはいきません。一枚一枚相手先ごとに送信するため、時間も手間もかかってしまいます。インターネットFAXならそのような手間を解消してくれます。送信したい文書をスキャンもしくは撮影して画像データに変換し、その後相手先を指定して送信します。このときに複数の相手先を指定できるので一斉送信が可能なのです。

メール送信も可能

インターネットFAXの別のメリットはメール送信機能です。これは受信したFAXをPDFなどのファイルに変換し、メーリングリストを利用して受信したFAXを送信できる機能です。FAXで受信した注文書や発注書を複数の関係者や部署に送付する際、効果を発揮します。一般的なFAXだとプリントアウトしたものをコピーして各部署に回覧しますが、インターネットFAXならそのような手間がかかりません。

データの保存機能

インターネットFAXにはデータの保存機能があります。これは受け取ったFAXをPDF化して保存できる機能です。パソコンを利用して送受信する場合、受け取ったFAXをファイルごとに振り分けて保存することが可能です。例えば取引先ごとにデータを保存するといったことが可能です。これなら文書を紛失してしまう可能性がありませんし、電子化されているため、文書が劣化してしまう心配もありません。

インターネットFAXを海外ノマドで活用するメリット

日本にオフィスを持たずに、世界中を自由に回りながら仕事をこなす海外ノマドが人気です。海外ノマドと呼ばれているフリーランサーの中にはインターネットFAXをフル活用している人が多いです。その理由として、クライアントからの発注書や受注書を受けるのにFAXが必要になるわけですが、インターネットFAXならパソコンやタブレットなどの端末とネット環境さえあれば世界中どこでも送受信ができるからです。

海外で注文を受ける

海外ノマドの中には、海外の企業と取引を行い、日本向けに商品を輸出する仕事をしている人たちがいます。仮に海外でFAXを受信するとしたら、通信費だけでもばかにならないわけですが、インターネットFAXならネット回線さえあれば、料金は一律なのでコストを抑えることが可能です。あたかも日本のオフィスでFAXを送受信するような感覚で利用できるので、海外ノマドのマストアイテムの一つになっているケースが多いのです。

海外から発注する

日本の企業と取引をしている場合、企業に対して発注を依頼することがあるかもしれません。インターネットFAXなら海外拠点からでも送受信ができるので、海外からの発注がとても簡単に行えます。ビジネスチャンスを逃す心配がないわけです。海外で見つけた注目の商品を日本で販売する場合にも、取引の過程でインターネットFAXが大活躍します。インターネットがあるおかげで実現できることです。

画像品質の劣化がない

海外でFAXの送受信を行う場合、心配になるのが画質の劣化かもしれません。海外ではFAX複合機自体が最新のものを使用しておらず、画質が悪い状態でプリントされるものも珍しくありません。その点インターネットFAXなら画像の劣化という心配が一切ないので、安心して送受信ができます。これなら発注書の見間違いなどのミスが防げますから、その分だけビジネスチャンスを生かせます。海外で仕事をする人こそおすすめしたいのがインターネットFAXなのです。

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